De Nieuwe Rede

Javastraat 68, 6524 MG Nijmegen

Tel: 06 11397615 (Cindy Smit)

Mail: contact@denieuwerede.nu

Volg ons op Linkedin

Algemene voorwaarden

  • LinkedIn - Black Circle

Data spannend presenteren: maar hoe dan?!

May 22, 2018

In haar blogreeks neemt Lonneke Opsteegh je mee in de wereld van data, grafieken en cijfers. Soms voor een presentatie niet te missen. Maar wanneer ingevoegd vaak niet al te uitdagend of spannend. Hoe je daar verandering in brengt en welke mogelijkheden je nu nog laat liggen, dat lees je in deze blogs!

 

 

 

Cijfers in je presentatie. Je moet het maar durven. We willen tegenwoordig mooie plaatjes zien en een persoonlijk verhaal horen. Er zijn zelfs mensen die beweren dat beamers en PowerPoint überhaupt overbodig en onwenselijk zijn. In sommige gevallen ontkom je er echter niet aan. In presentaties in de zakelijke wereld, bij veel opleidingen en binnen de overheid wil men graag feiten en verklaringen zien, in de vorm van grafieken. In deze blogreeks ga ik je vertellen hoe je data op een goede en begrijpelijke manier kunt presenteren. We trappen af met het aanpassen van grafieken. In latere blogs ga ik in op het technisch verbeteren van je grafiek en hoe je de definitieve grafiek op een boeiende wijze kan presenteren.   


Grafieken, omdat het moet
Wellicht ben jij één van die mensen die cijfers en grafieken niet direct als sexy, spannend of uitdagend zien. Geloof me, je bent niet alleen. Grafieken worden lastminute gemaakt, plompverloren in een slide geplakt en we vertellen in de presentatie letterlijk wat we zien: “In deze grafiek zien we op welk tijdstip van de dag mannen en vrouwen op de site

kopen”. Ja, dat zien we inderdaad! Een dergelijke toelichting geeft geen betekenis aan de grafiek en roept geen vragen op voor een verdere inhoudelijke discussie. Iets wat wél het doel van je presentatie zou moeten zijn. Enkel beschrijven van je grafiek heeft geen toegevoegde waarde en zal ervaren worden als tijdverspilling. Laat de grafiek een middel zijn om je boodschap over te brengen en geen doel op zich. 

 


Wanneer moet je een grafiek toevoegen aan een presentatie? Doe dit alleen wanneer de grafiek jouw verhaal sterker maakt of verhelderd. In het genoemde voorbeeld: “Waarom is het drukker op bepaalde tijdstippen? Hoe kunnen we onze site optimaliseren op dit specifieke klantgedrag?” focus je op de interpretatie en betekenis van de grafiek in plaats van het alleen benoemen van wat iedereen ziet. De bijbehorende redenatie en de vragen die de grafiek dan oproept betrekken je publiek bij je presentatie. Zet je publiek aan tot denken, dan leert men ook echt van je presentatie en word de angst voor de grafiek weggenomen.


Het verhaal van een grafiek
Ik hoor je denken: “maar in mijn grafiek gebeurt niks spannends…” Als dat zo is, waarom zou je hem dan laten zien? Wellicht voldoet een enkele zin om aan te geven dat er geen bijzonderheden waren. Breng focus aan: laat niet zien wát je allemaal gedaan hebt, ongeacht de onuitputtelijke energie die je ongetwijfeld in je werk gestoken hebt, maar focus op grafieken die een werkelijke meerwaarde hebben voor je publiek. Grafieken die tot nieuwe inzichten leiden, die keuzes kunnen beïnvloeden en die bijdragen aan de doelen van je publiek. 


Zit er zo’n een verhaal in jouw grafiek? Dan vertel ik je graag hoe jouw grafieken ook aantrekkelijk en sexy kunnen worden. De hier getoonde grafiek is een standaard taartdiagram die Excel liefdeloos voor je produceert. Een enorme legenda, veel kleuren, een rommelig geheel. Taartdiagrammen worden online heftig bekritiseerd. De taartpunten zijn moeilijk vergelijkbaar, met name wanneer twee (of meer) taartdiagrammen met elkaar vergeleken moeten worden. Dit kan beter! Om je boodschap over te brengen wil je dat de aandacht van je lezer automatisch getrokken wordt naar waar jij hem hebben wilt.

 

Dit krijg je voor elkaar door een aantal eenvoudige aanpassingen die in eerste instantie technisch van aard zijn. Bepaal wát jouw grafiek te vertellen heeft en welke boodschap je wil overbrengen. In het taartdiagram zien we, met enige moeite, dat de meeste verkopen plaatsvinden na het middaguur. Bij vrouwen lijkt dat effect nog iets sterker, maar om die conclusie te trekken moeten we behoorlijk moeite doen. Ik wil dat de boodschap van mijn grafiek direct duidelijk is! Mijn publiek hoeft niet te zoeken naar conclusies, al zig-zaggend over de figuren en de legenda dwalen om te grafiek te interpreteren. Bij deze keur ik deze twee taartdiagrammen af! Maar niet zonder een alternatief te bieden…

 

Wat heb ik gedaan om de figuur te verbeteren?

  • Ik heb het grafiektype veranderd in een horizontaal gestapeld staafdiagram. Dit maakt vergelijken van mannen en vrouwen aanzienlijk eenvoudiger. Beide figuren (taart en staaf) geven 100% weer en hebben – net als in het taartdiagram - aparte ‘figuren’ voor mannen en vrouwen. Toch is het staafdiagram eenvoudig te lezen en te begrijpen door de oriëntatie en de gedeelde as. 

  • Ik heb ‘chart junk’ verwijderd: rasterlijnen, 3D-effecten, labels, omlijningen en de legenda. Ik heb de grafiektitel aangepast. Bedenk bij elk element of het van meerwaarde is en of het uniek is: gaat mijn publiek het element missen als ik het weg laat? Zo niet: weg ermee!

  • Ik breng het aantal kleuren dramatisch terug naar twee: één kleur voor en één kleur na de middag, met een verschil in saturatie voor de twee subcategorieën. De gekozen kleuren worden vaak geassocieerd met de ochtend en de middag/avond. 

  • Ik verminder het aantal categorieën. De hoeveelheid categorieën in de oorspronkelijke figuur geeft een overload aan informatie. Niemand neemt beslissingen op dergelijke details. In mijn figuur kies ik voor vier categorieën: twee voor en twee na het middaguur.

  • Ik heb in plaats van een label voor mannen en vrouwen gebruik gemaakt van universele icoontjes, die ik eenvoudig over mijn staafdiagram heb geplaatst. 

  • De legenda is direct gekoppeld aan de figuur, in plaats van aparte gekleurde blokjes die verwijzen naar de kleurvlakken in de figuur. Dit beperkt het aantal benodigde zig-zag oogbewegingen van de lezer om de figuur te begrijpen.

  • Ook de uitlijning van verschillende elementen in een grafiek draagt bij aan een rustiger beeld. De titel en staven beginnen langs dezelfde verticale lijn, de twee iconen zijn samen uitgelijnd, en de tijdsindicaties zijn op een horizontale lijn uitgelijnd. De 100% is uiterst rechts uitgelijnd. Als ik gekozen zou hebben voor een subtitel met toelichting (aan te raden bij grafieken voor geprinte documenten) dan zou ik ook deze links uitlijnen. 

 

 


Kost het nu nog moeite om te zien dat er na het middaguur meer gekocht wordt? En dat dit effect bij vrouwen nog sterker aanwezig is dan bij mannen? In één oogopslag zien we de kernboodschap en kunnen bijvoorbeeld marketingacties hierop aangepast worden. Op deze manier hoeft je publiek niet langer te zoeken en mentale capaciteit in te zetten om je grafiek te begrijpen. Nu blijft er ruimte over om het over de gevolgen te hebben! Wat ga je als bedrijf met deze informatie doen? Hoe kan je deze kennis inzetten om tot betere verkoopcijfers te komen? Laat de discussie over de inhoud gaan, niet over de vorm waarin hij gebracht wordt. 

 

Jij kan dit ook!
In de volgende blog ga ik in op hoe een aantal simpele trucs in Excel ook jouw grafieken naar een hoger niveau brengen. In de laatste blog gaan we grafieken invoegen in een PowerPoint-presentatie. Kan je daar een heel blog aan wijden dan? Jazeker! En je zal zien dat je verhaal er aanzienlijk door verbeterd.
 

Share on Facebook
Share on Twitter
Please reload

Recente berichten

March 12, 2019

February 20, 2019

January 25, 2019

Please reload

Archief
Please reload

Zoeken op tags
Volg ons
  • LinkedIn - Black Circle