De Nieuwe Rede

Javastraat 68, 6524 MG Nijmegen

Tel: 06 11397615 (Cindy Smit)

Mail: contact@denieuwerede.nu

Volg ons op Linkedin

Algemene voorwaarden

  • LinkedIn - Black Circle

Data spannend presenteren: maar hoe dan?! - Blog 3

September 17, 2018

Nu we weten hoe we de juiste grafiekvorm kiezen voor onze boodschap en we gezien hebben hoe je een grafiek maakt in Excel, mist er nog één cruciaal onderdeel: het verhaal. Hoe je dat doet, van je grafiek een verhaal maken, daar gaan we in deze blog dieper op in!

 

‘Don’t communicate for yourself – communicate for your audience’

The story is not for you, it’s for them.

 

 

Wijze woorden. Veel mensen gaan hieraan voorbij op het moment dat een rapport geschreven wordt, een presentatie voorbereid word of een boodschap overgebracht dient te worden.

 

Bedenk altijd eerst: een visualisatie is slechts een middel om je doel te bereiken en zelden een doel op zich. Het grotere doel is het overbrengen van jouw boodschap. Je wilt iets bereiken bij je publiek: je wil dat ze in actie komen of dat ze iets onthouden of leren.

 

Herkenbaar?

We gaan er vanuit dat je jouw verhaal mondeling gaat vertellen. Je staat in die inspiratieloze vergaderruimte, met je PowerPointpresentatie, aan het eind van een lange dag. Je publiek is mentaal allang vertrokken. De gedachtes gaan uit naar files, boodschappen of telefoontjes. En tóch wil jij hen bereiken. Daar gaan slides met bullet points je niet bij helpen…

 

Zeer waarschijnlijk heb je veel tijd en energie besteedt aan het komen tot jouw kernboodschap. Je hebt een plan bedacht, gegevens verzameld, geanalyseerd, nog eens over de betekenis nagedacht, misschien met collega’s gepraat over de resultaten. Zou het niet zonde zijn om dan nu al jouw opgedane kennis en nieuwe inzichten op een paar dodelijk saaie slides te droppen, zonder ook maar een kans te creëren op het bereiken van je publiek? Neem die extra tijd die nodig is voor een goed verhaal, dit is immers de kers op de taart! Je werk is zinloos geweest als je de boodschap niet goed communiceert.

 

Hoe maak ik van grafieken een verhaal?

Ik hou van Microsoft. De koppelingen tussen programma’s zijn enorm waardevol wanneer je een grafiek goed wilt presenteren. Zo maak ik regelmatig gebruik van ‘animated charts’: je kan een grafiek stapsgewijs opbouwen in PowerPoint, wanneer je deze op de juiste manier invoegt en animaties toevoegt.

 

Natuurlijk, je kunt ervoor kiezen je grafiek met één druk op de knop volledig te tonen in PowerPoint. Je loopt dan het risico je publiek te overdonderen met informatie en hen kwijt te raken. Een andere optie is dus om je grafiek stapsgewijs op te bouwen, om zo je publiek mee te nemen in jouw verhaal. Een voorbeeld:

 

 

Ons doel is al jaren gelijk: we willen een omzet behalen van € 650.000 per jaar. Vandaag wil ik met jullie kijken naar de cijfers van de afgelopen jaren, en tevens vooruit blikken aan de hand van voorspellingen.

 

 

 

We hebben een aantal zware jaren gehad, zoals de meesten van jullie zich wel herinneren. Ons doel werd structureel niet gehaald, en er was sprake van een dalende omzet. In 2014 besloten we dat het zo niet langer kon: om een faillissement te voorkomen moesten we reorganiseren.

 

 

En zowaar, de reorganisatie bracht ons wat we nodig hadden. Het was geen makkelijke periode, maar de omzet begon al snel toe te nemen, en in 2017 behaalden we – voor het eerst in lange tijd -  eindelijk ons jaardoel!

 

 

Maar hoe gaan we verder? Op basis van de cijfers van deze afgelopen jaren hebben we voorspelling gemaakt van een realistische jaaromzet. We zien hier naast de voorspelling ook de onzekerheidsmarge, die uiteraard naarmate de tijd vordert toeneemt. Het ziet er naar uit dat we op de goede weg zijn! Ik wil graag een voorstel doen voor nieuwe doelen, om de organisatie scherp te houden.

 

 

Hoe ziet dit er dan uit in een presentatie?

Zoals bovenstaand voorbeeld beschrijft voer je de structuur van een goed opgebouwd verhaal -met een begin, middenstuk en einde- ook door in jouw grafiek. Je publiek onthoudt op deze manier je boodschap vele malen beter en zal eerder geneigd zijn om in actie te komen.

 

Wanneer je deze stappen doorloopt, kan een geanimeerde grafiek er als volgt uit zien (video):

 

 

 

In deze video is optimaal gebruik gemaakt van de koppeling tussen PowerPoint en Excel. Plak je grafiek vanuit Excel in PowerPoint en voeg animaties toe. Je krijgt de optie om de grafiek als geheel te tonen of per serie of categorie (afhankelijk van de gekozen grafiekvorm). Door uitvoerig testen van animatievormen en door volgordes van elementen in de grafiek aan te passen kan je de animatie volledig naar wens vormgeven.

 

Dus…

Ga jij vanaf nu je data effectief communiceren? Hou dan de volgende aandachtspunten in je achterhoofd:

  • Sta stil bij wie je publiek is. Waar komt men vandaan, welke kennis heeft men al en in welke gemoedstoestand bevindt men zich?

  • Denk aan de kers op de taart: al je werk krijgt pas waarde wanneer je de kernboodschap effectief weet te communiceren;

  • Ga aan de slag met de koppeling tussen PowerPoint en Excel: test de animaties en bepaal of ze naadloos aansluiten bij het verhaal dat je vertelt.

Uiteindelijk zal je trots zijn op je resultaat. Niet alleen op je geanimeerde grafiek, maar ook op het effect dat je bereikt bij je publiek.

 

Succes met jouw datacommunicatie!!

 

 

 

Share on Facebook
Share on Twitter
Please reload

Recente berichten

March 12, 2019

February 20, 2019

January 25, 2019

Please reload

Archief
Please reload

Zoeken op tags
Volg ons
  • LinkedIn - Black Circle